Nagenoeg alle Verenigingen van Eigenaars (VvE) vergaderen jaarlijks in het voorjaar. Het is natuurlijk van groot belang dat u die vergadering bezoekt of daarvoor een volmacht afgeeft aan iemand die u kan vertegenwoordigen. Tijdens deze jaarvergaderingen van flateigenaren besluiten leden van de VvE over hun financiën , verzekeringen en woongenot.
Het bestuur of de administrateur zendt u voor de jaarvergadering een uitnodiging. In de splitsingsakte staat hoeveel weken van tevoren, meestal is dit twee weken. Ook staat in de splitsingsakte hoeveel stemmen minimaal vertegenwoordigd moeten zijn tijdens die vergadering om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Meestal de helft van alle stemmen. Onderwerpen die het bestuur of u wil behandelen tijdens de vergadering komen op de agenda te staan en daarbij behorende stukken, zoals offertes, krijgen de VvE-leden tijdig thuis gestuurd. Dus wilt u dat de VvE over een onderwerp een besluit neemt, breng dat dan tijdig aan bij het bestuur zo dat het op de agenda komt. Verwacht niet dat als u tijdens een vergadering een onderwerp ter sprake brengt de aanwezigen daarover kunnen besluiten. Het was immers niet geagendeerd. Behalve uiteraard als alle leden aanwezig zijn en het met u eens zijn om daarover te besluiten, maar dat komt weinig voor.
Vanaf dit jaar is het verplicht dat de VvE bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven en dat betekent ook dat de bestuurders daarbij zijn ingeschreven. Bezoek eens www.vvebelang.nl.
Een VvE-vergadering begint meestal met het goedkeuren van het schriftelijke verslag van de vorige vergadering. Dan de goedkeuring van de financiële stukken van het vorig jaar, dan het vaststellen van een begroting van inkomsten en uitgaven van dit jaar en eventueel het volgende jaar. Hiermee stelt de vergadering ook het aandeel van ieder lid vast in de gezamenlijke kosten, de servicekosten. Zijn er werkzaamheden uit te voeren, dan kan de vergadering bij meerderheid besluiten over welke offerte is goedgekeurd. Tevens besluit de vergadering over een meerjaren grootonderhoudsplan, van bijvoorbeeld 10 jaren, en de daarbij behorende meerjaren begroting om dit geld bij elkaar te sparen. Dan gaat het ondermeer over het vervangen van een lift, dakbedekking, schilderbeurt. Ook de (her) benoeming van bestuursleden en eventuele kas- of bouwcommissie is een agendapunt, zoals ook het vaststellen of wijziging van het huishoudelijke reglement of huisregels.
Woont u in een slapende VvE, loopt u risico’s. Probeer toch deze VvE te activeren. In de splitsingsakte staat namelijk hoe u vergaderingen kunt uitschrijven als tijdens de eerste niemand komt opdagen en u toch rechtsgeldige besluiten kunt nemen.
Een lezer vroeg mij vorige week of hij verkoop van zijn appartement zijn aandeel in de reserves mocht meenemen. Helaas voor hem: nee. De koper koopt bij wijze van spreken zijn aandeel in de reserves mee. Vroeger bestonden er wel VvE’s waar men zijn aandeel in de reserves mocht meenemen en dat stond ook zo in de splitsingsakte. Maar tegenwoordig kom ik dat niet meer tegen en dat lijkt me heel verstandig
