Voor het goed functioneren van een VvE is het nodig dat de leden een of twee keer per jaar bij elkaar te komen en daarom vergaderen nagenoeg alle Verenigingen van Eigenaars (VvE) jaarlijks in het voorjaar. Het is natuurlijk van groot belang dat u die vergadering bezoekt of daarvoor een volmacht afgeeft aan iemand die u kan vertegenwoordigen. Tijdens deze jaarvergaderingen van flateigenaren besluiten leden van de VvE over hun financiën , verzekeringen en woongenot.
Het bestuur of de administrateur zendt u voor de jaarvergadering een uitnodiging. In de splitsingsakte staat hoeveel weken van tevoren, meestal is dit twee weken. Ook staat in de splitsingsakte hoeveel stemmen minimaal vertegenwoordigd (quorum) moeten zijn tijdens die vergadering om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Meestal de helft van alle stemmen. Het komt voor dat er niet voldoende stemmen aanwezig zijn of zijn vertegenwoordigd door middel van een volmacht. In uw splitsingsreglement staat omschreven hoe u dan een tweede vergadering kunt uitschrijven, waarbij geen quorum vereist is en u met een gewone meerderheid rechtsgeldige besluiten kunt nemen. Toen ik bestuurder was van een aantal VvE’s heb ik wel eens meegemaakt dat de eerste vergaderingen min of meer werden gesaboteerd door notoire no-shows, maar die als de wiedeweerga kwamen opdagen bij de tweede vergadering, bang als ze waren voor de te nemen besluiten buiten hun aanwezigheid. Dit kan een oplossing zijn voor slapende VvE’s, want slapende VvE’s kunnen een risico betekenen voor hun leden.
Onderwerpen die het bestuur of u wilt behandelen tijdens de vergadering komen op de agenda te staan en daarbij behorende stukken, zoals offertes, krijgen de VvE-leden tijdig thuis gestuurd. Dus wilt u dat de VvE over een onderwerp een besluit neemt, breng dat dan tijdig aan bij het bestuur zo dat het op de agenda komt. Verwacht niet dat als u tijdens een vergadering een onderwerp ter sprake brengt de aanwezigen daarover kunnen besluiten. Het was immers niet geagendeerd. Behalve uiteraard als alle leden aanwezig zijn en het met u eens zijn om daarover te besluiten, maar dat komt weinig voor.
Vanaf dit jaar is het verplicht dat de VvE bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven en dat betekent ook dat de bestuurders of externe administrateur als bestuur daarbij zijn ingeschreven. Dit heeft als nadeel dat de bestuurders voor iedereen vindbaar en aanspreekbaar zijn, omdat zij in een openbaar register staan genoteerd. Aan de andere kant weten derden wie in uw VvE bevoegd is en dat kan een hoop ellende voorkomen als een willekeurig lid zo maar verplichtingen aangaat of bestellingen doet namens de VvE.
Een VvE-vergadering begint meestal met het goedkeuren van het schriftelijke verslag van de vorige vergadering. Dan de goedkeuring van de financiële stukken van het vorig jaar, dan het vaststellen van een begroting van inkomsten en uitgaven van dit jaar en eventueel het volgende jaar. Hiermee stelt de vergadering ook het aandeel van ieder lid vast in de gezamenlijke kosten, de servicekosten. Zijn er werkzaamheden uit te voeren, dan kan de vergadering bij meerderheid besluiten over welke offerte is goedgekeurd. Tevens besluit de vergadering over een meerjaren grootonderhoudsplan, van bijvoorbeeld 10 jaren, en de daarbij behorende meerjaren begroting om dit geld bij elkaar te sparen. Dan gaat het ondermeer over het vervangen van een lift, dakbedekking, schilderbeurt. Ook de (her) benoeming van bestuursleden en eventuele kas- of bouwcommissie is een agendapunt, zoals ook het vaststellen of wijziging van het huishoudelijke reglement of huisregels.
Onlangs vroeg mij vorige week of hij verkoop van zijn appartement zijn aandeel in de reserves mocht meenemen. Helaas voor hem: nee. De koper koopt bij wijze van spreken verkopers aandeel in de reserves mee. Vroeger bestonden er wel VvE’s waar men zijn aandeel in de reserves mocht meenemen en dat stond ook zo in de splitsingsakte. Maar tegenwoordig kom ik dat niet meer tegen en dat lijkt me heel verstandig.
Worden er in de VvE-vergadering over een onderwerp evenveel voor- als tegenstemmen uitgebracht, staken de stemmen. En, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen of is niet aangenomen. Een arbiter of scheidsman kan dan uitkomst bieden met een bindend advies. Bent u het als minderheid niet eens met een besluit van de VvE, kunt u altijd de rechter vragen om dat besluit te vernietigen en een vervangende beslissing te nemen. Doe dat dan wel binnen een maand nadat u het schriftelijke verslag van die vergadering heeft ontvangen.
