Als het goed is, vergadert uw Vereniging van Eigenaars minimaal een keer per jaar over zaken die de VvE en het gebouw betreffen. Gelukkig doen de meeste VvE’s dat; gebeurt het niet, probeert u dan uw medeleden te activeren om uw VvE goed te laten functioneren. Kopers gaan steeds beter letten op het reilen en zeilen van een VvE, want anders lopen ze risico’s.
De jaarlijkse VvE-vergadering vereist dat het bestuur of de administrateur de leden op tijd uitnodigt, meestal minimaal veertien dagen, maar dit staat in uw splitsingsakte. In de uitnodiging staan datum, tijd en plaats, en als het goed is de agenda. Op de agenda staan de gebruikelijke vergaderpunten als goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering, goedkeuring van de financiële administratie 2012 en de exploitaitiebegroting voor 2013. Maar ook het actueel houden van het meerjarenonderhoudsplan met de daarbij behorende meerjarenbegroting. Sinds enkele jaren is het meerjarenonderhoudsplan verplicht en ook de verplichting van de VvE daarvoor geld te reserveren. Zijn er bijzondere werkzaamheden aan of in het gebouw uit te voeren dan moet de vergadering daarover in meerderheid beslissen. Het bestuur of de administrateur zorgt tijdig voor een of meer offertes. Ook de (her) benoeming van de bestuursleden en de leden van de kascommissie is een jaarlijks terugkerend agendapunt.
Voor de kascommissie vraag ik uw aandacht. Hierin zitten een of meer mensen die geen deel uitmaken van het bestuur en ook niet de administrateur is. Bij kleine VvE’s is dat lastig maar niet onmogelijk. U kunt zelfs een externe benoemen, zoals een accountant of ervaren penningmeester van een andere vereniging. Deze kascommissies kijken de financiële administratie na, of er geen uitgaven zijn gedaan die niet passen in de goedgekeurde begroting of waarvoor de leden van de VvE geen toestemming hebben gegeven. Keuren zij de boekhouding goed, dan stellen zij de vergadering voor om het bestuur en de administrateur décharge te verlenen. Dit betekent letterlijk ‘kwijting en ontheffing’. Wilt u meer weten over het nuttige werk van een kascommissie kan ik u het boek ‘De Kascommissiegids voor de VvE’ aanbevelen, te bestellen via www.vvebelang.nl.
Kunt u echt niet tijdens de jaarlijkse vergadering aanwezig zijn, geef dan een ander lid of iemand anders van buiten de VvE een volmacht. De administrateur kan u wel van een exemplaar voorzien. Dit om te vermijden dat er te weinig stemmen zijn om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen en u geen enkele invloed heeft op de gang van zaken.
De meerjarenbegroting behorend bij het bijvoorbeeld tienjarenonderhoudsplan van het gebouw zult u circa twee jaar geleden hebben vastgesteld. Nu is het de bedoeling dat het bijwerken en actualiseren daarvan ieder jaar op de agenda staat. Want werkzaamheden zijn uitgevoerd en uitgaven zijn gedaan. Maar er komen nieuwe werkzaamheden bij en de reservepot moet gevuld blijven. Een soort voortschrijdende tienjarige begroting voor het tienjarenonderhoudsplan. Zo komen de leden van de VvE niet voor grote financiële verrassingen te staan en krijgt een aspirant-koper van een flat een goede indruk van de VvE.
